28/05/2026
HƯỚNG DẪN ĐĂNG KÝ BẢO HIỂM XÃ HỘI CHO CHỦ HỘ KINH DOANH
Nhiều chủ hộ kinh doanh đang thắc mắc: đăng ký BHXH như thế nào, chuẩn bị hồ sơ gì, nộp ở đâu, có làm online được không?
Dưới đây là hướng dẫn đầy đủ từ hồ sơ đến quy trình thực hiện:
1. Hồ sơ cần chuẩn bị
1. Hồ sơ của hộ kinh doanh (Cấp mã đơn vị)
- Tờ khai TK3-TS: Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT.
- Báo cáo tình hình sử dụng lao động: Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT) nếu có sử dụng lao động.
- Giấy tờ pháp lý: Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
2. Hồ sơ của người lao động / Chủ hộ kinh doanh (Khai báo tham gia)
- Tờ khai TK1-TS: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mỗi người 1 bản).
- Giấy tờ cá nhân: Bản sao Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu.
2. Có thể đăng ký bằng cách nào?
Hiện nay có 3 cách:
+ Cách 1: Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH quận/huyện nơi hộ kinh doanh đăng ký.
+ Cách 2: Gửi hồ sơ qua bưu điện.
+ Cách 3: Đăng ký online qua cổng dịch vụ công.
3. Quy trình đăng ký BHXH lần đầu
Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ.
Điền các biểu mẫu TK3-TS, TK1-TS và D02-LT (nếu có sử dụng lao động), chuẩn bị giấy đăng ký hộ kinh doanh và giấy tờ cá nhân.
Bước 2: Đăng ký cấp mã đơn vị BHXH.
Nếu hộ kinh doanh lần đầu tham gia và chưa có mã đơn vị, cơ quan BHXH sẽ cấp mã đơn vị trước để thực hiện giao dịch.
Bước 3: Kê khai thông tin tham gia.
Kê khai thông tin của chủ hộ kinh doanh và người lao động (nếu có) để tham gia BHXH, BHYT theo quy định.
Bước 4: Nộp hồ sơ.
Có thể chọn:
- Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH
- Gửi hồ sơ qua bưu điện
- Nộp online bằng chữ ký số (USB Token)
Bước 5: Chờ xử lý hồ sơ.
Thông thường hồ sơ được xử lý khoảng 5 ngày làm việc nếu đầy đủ và hợp lệ.
4. Làm online cần làm gì?
Nếu đăng ký online, thường cần:
- USB Token (chữ ký số) của hộ kinh doanh
- Tài khoản đăng nhập cổng dịch vụ công
- File scan hồ sơ để tải lên hệ thống
Đăng ký online tại:
- https://dichvucong.gov.vn
- https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn
Các bước thực hiện cấp mã đơn vị online:
- Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam.
- Bước 2: Đăng nhập bằng tài khoản chữ ký số (USB Token) của hộ kinh doanh.
- Bước 3: Chọn mục tạo hồ sơ/lập tờ khai (Mã thủ tục 604), tìm thủ tục “Cấp mã đơn vị tham gia BHXH lần đầu”, sau đó điền đầy đủ thông tin hộ kinh doanh theo yêu cầu của hệ thống.
- Bước 4: Đính kèm hồ sơ điện tử (file scan) gồm TK3-TS, D02-LT (nếu có sử dụng lao động), giấy đăng ký hộ kinh doanh, TK1-TS và giấy tờ cá nhân của người tham gia.
- Bước 5: Kiểm tra lại toàn bộ thông tin hồ sơ để tránh sai sót.
- Bước 6: Ký số bằng USB Token và gửi hồ sơ đến cơ quan BHXH quận/huyện nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở.
- Bước 7: Theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ trên hệ thống.
- Bước 8: Sau khi nộp xong, email của hộ kinh doanh sẽ nhận được thông báo xác nhận nộp hồ sơ và thông báo hẹn trả kết quả.
Khi nhận được email thông báo có kết quả, truy cập: baohiemxahoi.gov.vn/tracuu → chọn “Tra cứu đơn vị tham gia BHXH” → chọn tỉnh/thành phố, cơ quan BHXH → nhập mã số thuế để tra cứu mã đơn vị BHXH.
- Bước 9: Khi có mã đơn vị BHXH, đăng nhập lại phần mềm/cổng BHXH để hoàn tất đăng ký giao dịch điện tử với cơ quan BHXH.
Sau khi đăng ký xong, hệ thống sẽ gửi mã kích hoạt về email. Nhấn vào phần kích hoạt, nhập mã xác nhận và bấm “Hoàn tất thủ tục”. Như vậy hộ kinh doanh đã đăng ký giao dịch điện tử thành công.
Nếu chưa có chữ ký số hoặc không quen thao tác máy tính thì cách đơn giản nhất vẫn là nộp trực tiếp hoặc gửi bưu điện.