07/10/2026
SỐ BẢN, CHỮ KÝ VÀ CON DẤU TRÊN CHỨNG TỪ THƯƠNG MẠI XIN XÁC NHẬN: BỐN ĐIỂM THƯỜNG BỊ YÊU CẦU BỔ SUNG
Trong hồ sơ đề nghị xác nhận Chứng từ thương mại, nhóm lỗi về số bản, sao y, ký và đóng dấu chiếm khoảng 22% số lượt yêu cầu bổ sung, theo thống kê xử lý hồ sơ của VCCI từ 01/5/2026. Đây là nhóm lỗi thuần về hình thức, nhưng hồ sơ thiếu một bản hoặc thiếu một con dấu vẫn phải nộp bổ sung. Bốn điểm dưới đây là các trường hợp thường gặp.
------------------------------
SỐ BẢN THEO NGUỒN PHÁT HÀNH CHỨNG TỪ
Chứng từ do doanh nghiệp tự phát hành, như Invoice, Packing list, Price list: nộp ít nhất 04 bản, mỗi bản có ký tên và đóng dấu của doanh nghiệp. VCCI lưu 02 bản, doanh nghiệp giữ 01 bản và dùng 01 bản mang dấu ORIGINAL.
Chứng từ do cơ quan chức năng cấp, như giấy chứng nhận kiểm dịch hoặc kết quả giám định: nộp 01 bản gốc và ít nhất 03 bản sao có ký tên, đóng dấu của doanh nghiệp. Trường hợp chứng từ điện tử không có bản gốc giấy, in ít nhất 04 bản rồi ký, đóng dấu trực tiếp lên cả 04 bản.
------------------------------
CHỨNG TỪ ĐI KÈM VÀ SAO Y BẢN CHÍNH
Chứng từ đi kèm tùy theo từng hồ sơ. Hóa đơn thương mại, tờ khai hải quan xuất khẩu và vận đơn là các chứng từ phổ biến, dùng để chứng minh thông tin ghi trên Chứng từ cần xác nhận. Chứng từ đi kèm nộp ở dạng bản gốc hoặc bản sao, có ký tên, đóng dấu của doanh nghiệp và ghi "Sao y bản chính". Bản photo chưa đóng dấu sao y là lỗi thường gặp nhất ở khối này. Chứng từ đi kèm có nhiều trang cần đóng dấu giáp lai giữa các trang.
------------------------------
NGƯỜI KÝ VÀ CON DẤU
Đơn đề nghị xác nhận in từ trang điện tử covcci.com.vn phải có chữ ký của người đại diện doanh nghiệp và con dấu của doanh nghiệp. Người ký và mẫu dấu trên Đơn và trên chứng từ cần khớp với thông tin doanh nghiệp đã đăng ký với VCCI. Trường hợp người ký không phải người đại diện của doanh nghiệp, hồ sơ thương nhân khai báo điện tử cần có thêm văn bản ủy quyền.
------------------------------
KHÔNG SỬA TAY TRÊN CHỨNG TỪ
Chứng từ nộp phải rõ ràng, không tẩy xóa, không sửa chữa. Khi cần chỉnh nội dung, doanh nghiệp in lại toàn bộ chứng từ rồi ký, đóng dấu lại, không chỉnh trực tiếp trên bản đã in.
------------------------------
Chuẩn bị đủ số bản và đủ con dấu trước khi nộp giúp hồ sơ được xử lý trong thời hạn 08 giờ làm việc đối với hồ sơ hợp lệ.
Các nội dung nêu trong bài thuộc Quy chế tạm thời về cấp Giấy chứng nhận và xác nhận chứng từ thương mại của VCCI, ban hành kèm Quyết định số 466/LĐTM-BTT ngày 20/3/2026 và áp dụng thống nhất từ 01/5/2026, cùng Cẩm nang hướng dẫn doanh nghiệp xử lý lỗi phổ biến tại hồ sơ cấp Giấy chứng nhận, xác nhận Chứng từ thương mại của VCCI (tháng 7/2026). Toàn văn tra cứu tại covcci.com.vn.
Hướng dẫn cấp Giấy chứng nhận và xác nhận chứng từ thương mại tại VCCI: https://bit.ly/45qWEgJ
Danh bạ điểm tiếp nhận: https://covcci.com.vn/Lien-he_48
