11/08/2024
Jinsi ya kusajili kampuni, nyaraka zinazotakiwa, gharama za usajili, vigezo na mambo ya kuzingatia kabla na baada ya kusajili kampuni nchini Tanzania
(Procedures for the registration of companies, costs for registration and things to take into account before and after registration of a company in Tanzania).
Mwandishi: Zechariah Wakili Msomi
(Advocate/Wakili)
[email protected]
(0612275246 au 0754575246 WhatsApp).
1: Tuanze na MAMBO YA KUZINGATIA MWANZONI KABLA YA KUANZA KUSAJILI KAMPUNI
Kabla ya kuanza kusajili kampuni unatakiwa uandae au uwe na vitu vifuatayo karibu:
{i}: Hakikisha unafahamu sheria na kanuni zinazohusu usajili na uendeshaji wa Makampuni katika nchi au eneo lako. K**a huelewi tafuta wataalamu waliosomea hayo mambo. Mfano Mwanasheria n.k.
{ii) Hakikisha unafahamu gharama za kusajili na kuendesha kampuni, ikiwa ni pamoja na gharama ada za kisheria, kodi n.k.
(iii) Tafuta jina la Kampuni (company Name). Chagua jina la kampuni ambalo halijatumika au halifanani na jina la kampuni nyingine yoyote. Unaweza kufanya upekuzi (search) kwenye mfumo wa BRELA kwa kufanya name clearance ili kujihakikishia k**a jina unalotaka kutumia halifanani au k**a limeshasajiliwa na kampuni nyingine au bado. Na k**a una jila la kampuni ila haujawa tayari kusajili au unahofia litatumika na mtu mwingine unaweza kuomba kulinda jina la kampuni BRELA.
{iv}: Aina ya kampuni (Company Type):
Chagua aina ya kampuni unayotaka kusajili, mfano kampuni ya umma (public company) au kampuni binafsi (private company), kampuni ya kigeni (foreign company).
{v}: Idadi na majina kamili ya wanachama (members) wa kampuni.
{vi}: Kitambulisho cha taifa kwa kila mwanachama (National Identification Number/NIDA) au pasi ya kusafiria (passport kwa raia wa kigeni).
{vii} Anwani ya makazi (address), barua pepe (email) na namba za simu (mobile phone numbers) za kila mwanachama wa kampuni. Kwa eneo ambalo limepimwa (surveyed), unatakiwa ujue namba ya kiwanja (plot number), block number, mtaa, kata, wilaya, mkoa, namba ya nyumba n.k.
{viii} Malengo ya Kampuni (Objectives of the company)..Tafakari juu ya aina ya biashara au kazi unazohitaji kampuni yako kufanya.
{ix} Chagua Mahali au Makao Makuu ya Kampuni (Registered office of the Company). Fahamu ni wapi kampuni yako itafanyia kazi au eneo itakapokua ofisi ya kampuni. Eneo la ofisi linaweza kuathiri kodi na upatikanaji wa soko.
{x} Anwani (address), namba ya simu na barua pepe (email) ya kampuni).
{xi} Majina ya wakurugenzi wa Kampuni (Directors of the company.
{xii} Namba ya utambulisho wa mlipakodi (TIN) kwa kila mkurugenzi (director) wa kampuni.
{xiii} Jina la katibu wa kampuni (Company secretary).
{xiv} Mtaji wa kampuni k**a kampuni ina mtaji (share capital)
{xv} Kuandaa Katiba ya Kampuni. Ukishandaa hivyo vitu vyote sasa inafata hatua nyingine ya kuandaa nyaraka. Andaa Katiba ya Kampuni (Memorandum and Articles of Association au kwa kifupi tunaita MEMARTs) ambayo itaelezea malengo ya kampuni, haki na wajibu wa wanahisa (shareholders) na jinsi kampuni itakavyoendeshwa. Memart sharti isainiwe na kugongwa muhuri wa Mwanasheria/Wakili.
2: HATUA YA KUSAJILI KAMPUNI:
K**a kila kitu kiko tayari Pamoja na Katiba ya kampuni ingia kwenye mfumo wa BRELA uanze kujaza hizo taarifa tulizotaja hapo juu kwa ajili ya kuendelea na Usajili wa kampuni.
Kwa Tanzania, usajili wa Makampuni unafanyika mtandaoni kupitia MFUMO WA USAJILI KWA NJIA YA MTANDAO (Online Registration System/ORS) kwenye tovuti (website) ya Wakala wa Usajili wa Biashara na Leseni (BRELA).
Zifuatazo ni hatua za kusajili kampuni nchini Tanzania (procedures for the registration of companies in Tanzania):
{i} Tengeneza kwanza akaunti kwenye mfumo wa Usajili wa makampuni kwa njia ya mtandao (Online Registration System/ORS) kwa kutembelea tovuti (website) ya Wakala wa Usajili wa Biashara na Leseni (BRELA).
K**a ikiwa una akaunti tayari, ingia kwenye mfumo kwa kutumia jina lako la mtumiaji (username) na neno la siri (password).
Ukishafungua akaunti utaenda sehemu inayohusika na kusajili makampuni, mfumo utakuruhusu kuanza kufanya maombi ya usajili wa kampuni.
{ii} Jaza taarifa za kampuni yako k**a vile jina la kampuni, aina ya kampuni, ofisi ya kampuni, wakurugenzi wa Kampuni, katibu wa kampuni, mtaji wa kampuni, idadi ya hisa na thamani ya kila hisa, malengo au shughuli ambazo kampuni inakusudia kufanya n.k.
Zingatia: Malengo ya kampuni (objectives) unayochagua kwenye mfumo wa BRELA lazima yafanane na yale uliyojaza kwenye Katiba ya Kampuni (Memorandum and articles of association).
Ukimaliza kujaza taarifa za kampuni yako kwenye mfumo, mfumo utakuletea nyaraka/fomu mbali mbali za kuambatanisha. Kuna fomu ya majumuisho (consolidated form) yenye maelezo (information) zote ulizojaza kwenye mfumo na fomu ya uadilifu (integrity form). (Fomu nyingine ni fomu namba 14(b).
{iii} Pakua (download) na kusaini hizo nyaraka.
Kuna nyaraka au fomu zinatakiwa kusainiwa na wakurugenzi (directors) na secretary (katibu) wa kampuni pamoja Mwanasheria/Wakili.
{iv} Scan na Kupakia nyaraka zote kwenye mfumo. Ukishasaini nyaraka zako zote, unatakiwa uzi-scan kila nyaraka peke yake ziweke katika mfumo wa PDF alafu zipakie kwenye mfumo kila moja sehemu yake.*
Nyaraka za kuambatanisha:
Katiba ya Kampuni (MEMARTs)
Fomu ya majumuisho (Consolidated Form).
Fomu ya uadilifu (integrity form)
Form namba 14(b). (Zingatia: Katiba ya Kampuni na fomu namba 14(b) lazima visainiwe na kugongwa muhuri wa Mwanasheria/Wakili).
{v} Lipia gharama ya maombi ya kusajili kampuni. Baada ya kupakia nyaraka zako kwenye mfumo na kuendelea mbele, mfumo utakupeleka kwenye ukurasa wa kufanya malipo. Utapewa control number (namba ya kulipia) kwa ajili ya kufanya malipo. Utachagua aina au njia unayotaka kutumia kufanya malipo. Unaweza kulipia kupitia Bank au unaweza kulipa kwa simu.
{vi} Maombi kuwasilishwa na kufanyiwa kazi BRELA. Baada ya kufanya malipo, maombi yako yatatumwa na mfumo kwa ajili ya kufanyiwa kazi BRELA kisha utasubiri kusajiliwa na kupewa cheti cha usajili (certificate of incorporation) au kurudishiwa maombi kwa ajili ya marekebisho k**a kuna kitu hakiko sawa.
{vii} Kufatilia maendeleo ya maombi yako kwenye mfumo. Baada maombi yako kutumwa na mfumo kwa ajili ya kufanyiwa kazi BRELA, endelea kuingia kwenye mfumo mara kwa mara kuangalia maendeleo ya maombi yako yalipofikia. Au kucheki k**a kuna marekebisho yoyote umeambiwa ufanye.
{viii} Kupakua cheti cha kusajiliwa kwa kampuni (download and print certificate of incorporation). K**a kila kitu Kiko sawa maombi yako yatashughulikiwa. Utatumiwa cheti chako kwenye akaunti yako uliyofungua kwenye mfumo wa BRELA. Kisha hatua ya mwisho utaingia kwenye mfumo na kupakua cheti cha usajili wa kampuni yako. Cheti hiki kinathibitisha kuwa kampuni yako imesajiliwa rasmi nchini Tanzania.
3: GHARAMA ZA KUSAJILI KAMPUNI:
Kuna gharama za Serikali (BRELA) na gharama za Wakili (mwanasheria) atakayekusaidia kufanya maombi ya kusajili kampuni k**a utakuwa umetumia Wakili (mwanasheria) n.k. Tuanze na gharama za Serikali. Ada hutofautiana kulingana na aina ya kampuni unayotaka kusajili na thamani ya hisa za kampuni:
Kampuni ambayo thamani ya hisa zake halisi ni zaidi ya Tsh. 20,000/= lakini si zaidi ya Tsh. 1,000,000/= Tsh. 95,000 /=
Kampuni ambayo thamani ya hisa zake halisi ni zaidi ya Tsh. 1,000,000/= lakini si zaidi ya Tsh. 5,000,000/= Tsh. 175,000 /=
Kampuni ambayo thamani ya hisa zake halisi ni zaidi ya Tsh. 5,000,000/= lakini si zaidi ya Tsh. 20,000,000/= Tsh. 260,000 /=
Kampuni ambayo thamani ya hisa zake halisi ni zaidi ya Tsh. 20,000,000/= lakini si zaidi ya Tsh. 50,000,000/= Tsh. 290,000 /=
Kampuni ambayo thamani ya hisa zake halisi ni zaidi ya Tsh. 50,000,000/= Tsh. 440,000 /=
Kampuni ambayo haina mtaji wa hisa = Tsh. 300,000 /=
Ada ya kufungua jalada kwa ajili ya maombi, Tsh.. 22,000/= kwa kila waraka, yaani Malengo na Katiba ya Kampuni. Tsh. 66,000/=
Gharama ya kila Ushuru wa stempu (stamp duty) katika kila nakala ya Malengo na Katiba ya Kampuni = Tsh. 10,000/=
Gharama za ushuru wa stempu katika Fomu namba 14b = Tsh. 1,200/=
Kulinda jina la kampuni ni Tsh. 50,000 /=
Kubadilisha jina la kampuni Tsh. 22,000 /=
Gharama ya kupata nakala ya Cheti cha Usajili Tsh. 4,000 /=
GHARAMA ZA MWANASHERIA AU WAKILI:
Gharama za mwanasheria au Wakili itategemea umempa kazi ya ukubwa gani mfano kukuandalia nyaraka (MEMARTs) na kuzigonga muhuri tu, au pamoja na kuendelea na zoezi zima la kufanya maombi ya usajili kwenye mfumo au kuendelea kufatilia vibali/leseni na matakwa mengine ya kisheria baada ya kusajili kampuni lako n.k.
Hata hivyo gharama za kumlipa Wakili (Mwanasheria) kwa kazi yoyote ile ikiwemo kazi ya maombi ya kusajili kampuni, zimeanishwa kwenye sheria maalum inaitwa the Advocates Remuneration Order, 2015.
4: MAMBO YA KUZINGATIA BAADA YA KUSAJILI KAMPUNI:
Nafikri hapa sasa ndo mahali pa muhimu sana kuliko hata mwanzo. Wengi wakishamaliza kusajili kampuni wanalala na ku relax. Wanasahau kwamba kuna utitiri wa mambo ya kuzingatia kisheria na yasiyo ya kisheria baada tu ya kumaliza kusajili kampuni. Fahamu kwamba kampuni ni moja kati ya biashara ambayo inadhibitiwa mno na sheria (iko very much regulated).
Baada ya kampuni kusajiliwa na kupata cheti cha usajili (certificate of incorporation), yafuatayo ni baadhi ya mambo muhimu ya kuzingatia la sivyo utaiona kampuni chungu:
(i) Hakikisha tena unafahamu sheria na kanuni zinazohusu usajili na uendeshaji wa Makampuni. K**a huelewi tafuta wataalamu waliosomea hayo mambo mfano wanasheria, wahasibu n.k.
(ii) Pili, hakikisha unapata namba ya utambulisho wa mlipa kodi (TIN Certificate) kutoka Mamlaka ya Mapato Tanzania (TRA)
JINSI YA KUPATA TIN (NAMBA YA UTAMBULISHO WA MLIPA KODI):
Zamani utaratibu ilikua baada ya kusajili kampuni unapewa certificate of incorporation ambayo ni tofauti na TIN number. Kwa hiyo mtu ulikua ukitoka BRELA unaingia mtandaoni (online) kwenye tovuti ya TRA kuomba TIN ambayo unapewa namba nyingine tofauti.
Lakini kwa sasa wameamua kubadilisha na kuweka ushirikiano kati ya mfumo wa TRA na BRELA ili kwamba ile namba ya usajili (incorporation number) ya kampuni unayopewa BRELA baada ya kusajili kampuni, inakuwa hiyo hiyo ndiyo TIN ya kampuni.
Kwa sasa mifumo ya BRELA na TRA imekua linked, hivyo kampuni ikishasajiliwa BRELA na kupewa namba ya usajili (incorporation number) na TIN ya kampuni inatoka papo hapo. Ile namba ya cheti cha usajili wa kampuni (incorporation number) inakua ndiyo namba ya utambulisho wa mlipa kodi (TIN) ya kampuni yako. (Na kuanzia muda huo kampuni inakuwa na wajibu wa kulipa kodi TRA).
Hivyo unachotakiwa kufanya baada ya kusajili kampuni ni kutembelea ofisi ya TRA na kuwasilisha nyaraka mbalimbali za usajili wa kampuni kwa ajili tu ya kuthibitisha (ku verify) TIN ya kampuni ili upewe cheti cha TIN original hardcopy na TRA.
MAMBO YA KUZINGATIA UNAPOENDA KUOMBA TIN YA KAMPUNI TRA:
Wakati unaenda TRA kuomba (kuthibitisha) TIN ya kampuni unatakiwa kwenda na vitu vifuatavyo:
Kwanza unatakiwa kwenda ofisi ya TRA ndani ya mkoa wa kikodi au ndani ya eneo ofisi ya kampuni lako ilipo.
Unatakiwa kupeleka barua ya utambulisho kutoka serikali za mitaa kuthibitisha kuwa kweli unafanya biashara eneo hilo.
Peleka nakala/kopi za TIN na vitambulisho vya wakurugenzi (directors) wa kampuni k**a NIDA au passport n.k.
Mkataba wa pango wa eneo unapofanyia biashara uliogongwa muhuri wa Mwanasheria/Wakili (ambao utaupeleka TRA wakukadirie kodi ya pango/rental tax na stamp duty).
Nakala/kopi ya katiba ya kampuni (Memorandum and Articles of Association).
Cheti cha Usajili wa Kampuni (Certificate of Incorporation) na kiwe na muhuri wa Mwanasheria/Wakili.
(iii) Kitu kingine baada ya kusajili kampuni unatakiwa kuwasilisha taarifa za wamiliki manufaa (beneficial ownership) BRELA.
(iv) Kuwasilisha marejesho ya kodi (file tax returns) TRA na kulipa kodi zinazotakiwa TRA. Tumeona kampuni ikisajiliwa tu na TIN ya kampuni inatoka papo hapo. Kuanzia muda huo kampuni inakua ina wajibu wa kuanza kulipa kodi zote zinazohusiana na kampuni. Usipofanya hivyo utapigwa adhabu (penalty) za kutosha mpaka utaiona kampuni chungu.
Sasa, kuna marejesho (returns) ya kila mwezi (monthly returns) na marejesho ya kila mwaka (annual returns). Baadhi ya kodi hizo ni k**a ifuatavyo:
Skills and Development Levy (SDL). (Hii inalipwa au ina tozwa kwa kampuni ambayo ina wafanya kazi zaidi ya 10).
Statement and Payment of Tax Withheld for Employees (PAYE). Hii inatozwa au inalipwa na wafanyakazi wa kampuni. Lakini kampuni ndiyo inatakiwa kuwakata wafanyakazi wake na kuhakikisha inawasilisha TRA.
Marejesho ya kila mwaka (annual returns) k**a vile Statement of Estimate of Tax Payable by Instalments on Behalf of Entity (Kodi ya makadirio). Kampuni ikishasajiliwa inapewa miezi mitatu mitatu ya kuwasilisha kodi ya makadirio. Hata k**a kampuni haitegemei kuingiza mapato yoyote huo mwaka bado inatakiwa kuwasilisha marejesho (ku file return).
Withholding Tax
Stamp Duty
Value Added Tax (VAT)
Na kadhalika (e.t.c)
(v) Kuomba leseni ya biashara. Baada ya kumalizana na BRELA na TRA unatakiwa kufatilia leseni au vibali husika. Kuna leseni zinaombwa BRELA na zingine Manispaa. Itategemeana na aina ya shuguli za kampuni yako.
(vi) Kununua mashine ya EFD kwaajili ya kutoa risiti kwa wateja wako.
(vii) Kufungua Bank akaunti namba ya Kampuni.
HATUA ZA KUFUNGUA BENKI AKAUNTI NAMBA YA KAMPUNI:
Lazima kuwe na kikao cha kampuni ipitishe azimio (resolution) ya kuazimia kufungua akaunti ya Benki na kuchagua nani watakuwa watia sahihi (signatories), kwamba muoneshe ili hela zitoke wanatakiwa kusaini watu wangapi? Labda directors wote wawili au director mmoja na secretary.
Chagua tawi la benki mnapotaka kufungua akaunti.
Andika barua ya kuomba kufungua akaunti kwenye bank mtakayokua mmekubaliana, barua hiyo pia inatakiwa kutaja majina ya watu wenye mamlaka ya kusaini ili hela zitoke.
Cheti cha usajili wa kampuni kutoka BRELA.
Nakala za vitambulisho.
TIN
Leseni ya biashara iliyo hai.
(viii) Kusajili Kampuni kwenye Mfuko wa Hifadhi ya Jamii (NSSF), WCF n.k. Sajili wafanyakazi wako na mifuko ya hifadhi ya jamii k**a vile NSSF n.k.
(ix) Kutafuta mshauri wa kisheria na Mhasibu.
Ni vizuri kuwa na mshauri wa kisheria na mhasibu ili kuhakikisha unafuata sheria na unafanya maamuzi sahihi ya kifedha.
-----MWISHO----
Disclaimer: Lengo la hii makala ni kutoa elimu kwa jamii. Huu sio ushauri wa kisheria kwa mtu yeyote. K**a unahitaji ushauri wa kisheria wasiliana na Mwanasheria
Makala hii ya jinsi ya kusajili Makampuni nchini Tanzania imeandaliwa na kuletwa kwako nami Zakaria Wakili Msomi
[email protected]
(0612275246 Halotel)
(0754575246 WhatsApp).
