Pentru a apela la mediere este necesara cunoaşterea procedurii în sine de către părţi. Explicarea principiile medierii, efectelor acesteia şi a regulile aplicabile ii revine mediatorului. Anterior semnării contratului de mediere, mediatorul va explica, în termeni clari, drepturile pe care părţile implicate într‑un conflict le au în timpul medierii, va explica acestora rolul său de facilitator în c
adrul acestei proceduri voluntare, le va prezenta procedura desfăşurării şedinţei de mediere, avantajele medierii şi costurile pe care le implică. Medierea poate avea loc doar după semnarea contractului de mediere intre mediator şi părţile care urmează a fi mediate. După semnarea contractului, se va stabili, prin acordul părţilor, data şi ora începerii şedinţei de mediere, iar mediatorul va stabili locul desfăşurării medierii. Obligaţia mediatorului este una de diligenta şi nu una de rezultat. Onorariul mediatorului se suporta în cote egale de către părţi dacă acestea nu convin altfel. Spaţiul în care are loc medierea trebuie sa fie apt pentru mediere (liniştit, primitor, intim, neutru). Mobilierul trebuie să fie adecvat, obligatorie fiind prezenta unei mese şi un număr suficient de scaune. Medierea se bazează pe cooperarea părţilor şi utilizarea, de către mediator, a unor metode şi tehnici specifice, bazate pe comunicare şi negociere. Metodele şi tehnicile utilizate de către mediator trebuie să servească exclusiv intereselor legitime şi obiectivelor urmărite de părţile aflate în conflict. Mediatorul nu poate impune părţilor o soluţie cu privire la conflictul supus medierii.
Şedinţa de mediere se desfăşoară într‑o sesiune comună iar dacă mediatorul consideră că este cazul pot avea loc una sau mai multe sesiuni separate cu părţile. De asemenea, pot avea loc una sau mai multe şedinţe de mediere, în funcţie de complexitatea conflictului. Părţile aflate în conflict au dreptul să fie asistate de avocat sau de alte persoane, în condiţiile stabilite de comun acord. În cursul medierii părţile pot fi reprezentate de alte persoane, care pot face acte de dispoziţie, în condiţiile legii. Susţinerile făcute pe parcursul medierii de către părţile aflate în conflict, de persoanele care le însoţesc, precum şi de către mediator au caracter confidenţial faţă de terţi şi nu pot fi folosite ca probe în cadrul unei proceduri judiciare sau arbitrale, cu excepţia cazului în care părţile convin altfel ori legea prevede contrariul. Mediatorul va atrage atenţia persoanelor care participă la mediere asupra obligaţiei de păstrare a confidenţialităţii şi le va putea solicita semnarea unui acord de confidenţialitate. Dacă, pe parcursul medierii, apare o situaţie de natură să afecteze scopul acesteia, neutralitatea sau imparţialitatea mediatorului, acesta este obligat să o aducă la cunoştinţa părţilor, care vor decide asupra menţinerii sau denunţării contractului de mediere. Mediatorul are dreptul să se abţină şi să închidă procedura de mediere. În această situaţie mediatorul este obligat să restituie onorariul proporţional cu etapele de mediere neparcurse sau, după caz, să asigure continuarea procedurii de mediere, în condiţiile stabilite prin contractul de mediere.
În cazul în care conflictul supus medierii prezintă aspecte dificile sau controversate de natură juridică ori din orice alt domeniu specializat, mediatorul, cu acordul părţilor, poate să solicite punctul de vedere al unui specialist din domeniul respectiv. Atunci când solicită punctul de vedere al unui specialist din afara biroului său, mediatorul va evidenţia doar problemele controversate, fără a dezvălui identitatea părţilor. Procedura de mediere se închide, după caz:
‑ prin încheierea unei înţelegeri între părţi în urma soluţionării conflictului;
‑ prin constatarea de către mediator a eşuării medierii;
‑ prin depunerea contractului de mediere de către una dintre părţi.
Înţelegerea la care au ajuns părţile poate sa fie una totala sau una parţială. Părţile pot încheia un acord parţial, care va statua acele dispoziţii cu privire la care părţile au ajuns la o înţelegere. Ulterior, oricare dintre părţi se poate adresa instanţei judecătoreşti competente sau unei instanţe arbitrale pentru soluţionarea laturii conflictuale asupra căreia părţile nu s‑au înţeles. La închiderea procedurii de mediere, în oricare dintre cazurile prevăzute în lege, mediatorul va întocmi un proces‑verbal care se semnează de către părţi, personal sau prin reprezentant, şi de mediator. Părţile primesc câte un exemplar original al procesului‑verbal. Când părţile aflate în conflict au ajuns la o înţelegere, se redactează un acord care va cuprinde toate clauzele consimţite de acestea şi care are valoarea unui înscris sub semnătură privată. Înţelegerea părţilor nu trebuie să cuprindă prevederi care aduc atingere legii şi ordinii publice. Înţelegerea părţilor poate fi afectată, în condiţiile legii, de termene şi condiţii.
Înţelegerea părţilor poate fi supusă verificării notarului public în vederea autentificării ori, după caz, încuviinţării instanţei de judecată. Dincolo de aceasta prezentare succinta, fiecare mediere parcurge următoarele etape:
1. aranjamentele preliminare;
2. deschiderea şi structurarea sesiunii de mediere;
3. facilitarea schimbului de informaţii;
4. identificarea şi clarificarea problemelor /subiectelor;
5. generarea opţiunilor
6. negocierea
7. Încheierea acordului
8. monitorizarea implementării acordului
9. Închiderea procedurii de mediere.
