25/08/2026
AKTA POSTĘPOWANIA CYWILNEGO A OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH – JAWNOŚĆ NIE OZNACZA DOWOLNOŚCI
Stanowisko w przedmiocie dostępu do akt, ochrony danych osobowych i odpowiedzialności za ich dalsze wykorzystywanie
W postępowaniu cywilnym należy bezwzględnie odróżnić prawo strony do zapoznania się z aktami sprawy od prawa do swobodnego dysponowania informacjami zawartymi w tych aktach.
Są to dwie zupełnie różne kwestie.
Zgodnie z art. 9 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego rozpoznawanie spraw odbywa się jawnie, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej, a strony i uczestnicy postępowania mają prawo przeglądać akta oraz otrzymywać odpisy, kopie lub wyciągi. Obecnie ustawodawca przewiduje również możliwość korzystania z systemów teleinformatycznych i Portalu Informacyjnego.
Nie można więc kwestionować samego ustawowego prawa strony lub jej prawidłowo umocowanego pełnomocnika do zapoznania się z aktami.
Można natomiast i należy stawiać pytanie:
«W jakim zakresie informacje znajdujące się w aktach mogą być dalej wykorzystywane, kopiowane, przekazywane osobom trzecim, publikowane lub przetwarzane poza rzeczywistym celem postępowania?»
I właśnie tutaj rozpoczyna się rzeczywista ochrona danych osobowych.
I. AKTA SĄDOWE NIE SĄ „PUBLICZNYM INTERNETEM”
Fakt, że określone informacje znajdują się w aktach sądowych, nie oznacza, że stają się one informacjami publicznymi przeznaczonymi do dowolnego rozpowszechniania.
W aktach postępowania mogą znajdować się między innymi:
- dane identyfikacyjne,
- adresy,
- numery dokumentów,
- informacje dotyczące sytuacji rodzinnej,
- informacje o dzieciach,
- informacje finansowe,
- informacje dotyczące zatrudnienia,
- korespondencja prywatna,
- informacje dotyczące zdrowia,
- dokumentacja medyczna,
- opinie specjalistyczne,
- informacje dotyczące osób trzecich,
- dane świadków,
- dane osób, które nie są stronami postępowania.
Szczególnego znaczenia nabierają dane dotyczące zdrowia. Art. 9 ust. 1 RODO zalicza dane dotyczące zdrowia do szczególnych kategorii danych osobowych, których przetwarzanie co do zasady jest zabronione, z wyjątkami przewidzianymi w art. 9 ust. 2 RODO.
Nie można zatem przyjąć uproszczonego założenia:
„Skoro dokument znajduje się w aktach sądowych, można zrobić z nim wszystko.”
Takie rozumowanie jest prawnie niebezpieczne.
II. PRAWO DO AKT NIE JEST PRAWEM DO DOWOLNEGO PRZETWARZANIA DANYCH
Art. 5 ust. 1 RODO ustanawia podstawowe zasady przetwarzania danych, w tym zgodność z prawem, rzetelność, przejrzystość, ograniczenie celu, minimalizację danych, prawidłowość, ograniczenie przechowywania oraz integralność i poufność.
Art. 5 ust. 2 RODO wprowadza natomiast zasadę rozliczalności – podmiot odpowiedzialny za przetwarzanie musi być w stanie wykazać przestrzeganie tych zasad.
Dlatego samo stwierdzenie:
„Mam dostęp do akt, więc mogę wykorzystać wszystkie znajdujące się tam informacje w dowolnym celu”
jest stanowiskiem nie do obrony jako ogólna zasada.
Dostęp do akt musi być związany z uprawnieniem procesowym i celem, dla którego został przyznany.
III. SZCZEGÓLNE ZNACZENIE DANYCH MEDYCZNYCH
W sprawach cywilnych szczególnie istotne jest to, że materiał dowodowy może zawierać dokumentację medyczną, diagnozy, wyniki badań, informacje o leczeniu, stanie zdrowia psychicznego lub fizycznego.
Są to informacje objęte szczególną ochroną.
Art. 9 ust. 1 RODO wprost wymienia dane dotyczące zdrowia jako szczególną kategorię danych osobowych. Jednocześnie art. 9 ust. 2 przewiduje wyjątki, w tym sytuacje związane z ustaleniem, dochodzeniem lub obroną roszczeń w postępowaniu sądowym, przy czym zastosowanie konkretnego wyjątku wymaga spełnienia jego ustawowych przesłanek.
Nie oznacza to więc braku ochrony.
Wręcz przeciwnie.
Dopuszczalność wykorzystania danych w postępowaniu sądowym nie oznacza automatycznie dopuszczalności ich dalszego rozpowszechniania poza tym postępowaniem.
IV. SĄD NIE JEST JEDYNĄ OSOBĄ, KTÓRA MOŻE ZNAĆ AKTA – ALE TO SĄD KONTROLUJE TOK POSTĘPOWANIA
Nie należy twierdzić, że tylko sędzia może zapoznać się z aktami, ponieważ byłoby to sprzeczne z art. 9 § 1 k.p.c.
Strona ma ustawowe prawo do obrony swoich interesów procesowych, a dostęp do materiału sprawy jest jednym z elementów realizacji prawa do rzetelnego postępowania.
Jednocześnie to sąd prowadzący postępowanie jest organem, który kieruje postępowaniem, rozstrzyga o jego przebiegu i stosuje przewidziane prawem ograniczenia jawności oraz ochrony interesów stron i innych osób.
Konstytucja RP w art. 45 gwarantuje każdemu prawo do sprawiedliwego i jawnego rozpatrzenia sprawy przez właściwy, niezależny, bezstronny i niezawisły sąd. Jawność jest więc gwarancją procesową, a nie zgodą na niekontrolowane rozpowszechnianie całej zawartości akt.
V. JAWNOŚĆ POSTĘPOWANIA NIE JEST RÓWNOZNACZNA Z PEŁNĄ JAWNOŚCIĄ WSZYSTKICH DANYCH
To rozróżnienie powinno być fundamentalne.
Jawność rozprawy ≠ nieograniczona jawność wszystkich danych znajdujących się w aktach.
Jeżeli ustawodawca przewiduje wyjątki od jawności, to oznacza, że zasada jawności nie ma charakteru absolutnego.
W sytuacji, gdy w aktach znajdują się informacje dotyczące zdrowia, małoletnich, życia prywatnego, danych osób trzecich lub inne informacje szczególnie chronione, sąd powinien każdorazowo uwzględniać proporcjonalność oraz konieczność ochrony tych wartości.
VI. NALEŻY ODRÓŻNIĆ DOSTĘP DO AKT OD PRZEKAZYWANIA ICH TREŚCI OSOBOM TRZECIM
To jest jeden z najważniejszych elementów niniejszego stanowiska.
Strona może mieć prawo do zapoznania się z aktami.
Pełnomocnik może mieć prawo do zapoznania się z aktami w zakresie wynikającym z umocowania.
Ale czym innym jest:
zapoznanie się z dokumentem w celu prowadzenia konkretnego postępowania,
a czym innym:
przekazywanie jego treści osobom nieuprawnionym, publikowanie, rozpowszechnianie, wykorzystywanie do innych celów albo udostępnianie informacji niezwiązanych z przedmiotem sporu.
W takim przypadku nie można zasłaniaćsię samym faktem, że dokument „znajdował się w aktach sądowych”.
VII. DOSTĘP DO AKT POWINIEN BYĆ ZAWSZE POWIĄZANY Z KONKRETNYM UPRAWNIENIEM
W praktyce oznacza to konieczność zadania kilku podstawowych pytań:
Kto uzyskał dostęp do dokumentu?
Na jakiej podstawie prawnej?
W jakim charakterze procesowym?
Jaki był cel dostępu?
Czy dokument zawierał dane osób trzecich?
Czy zawierał szczególne kategorie danych?
Czy zakres udostępnionych informacji był konieczny?
Czy informacje zostały następnie przekazane dalej?
Jeżeli tak – komu?
W jakim celu?
Czy istniała do tego podstawa prawna?
Czy zachowano zasadę minimalizacji i poufności?
Dopiero odpowiedź na te pytania pozwala ocenić, czy konkretne działanie było prawidłowe.
VIII. „BIURO PODAWCZE” NIE OZNACZA, ŻE DOKUMENTY MOGĄ BYĆ TRAKTOWANE DOWOLNIE
Podnoszony problem obiegu dokumentów również wymaga właściwego ujęcia.
Samo przekazanie pisma przez biuro podawcze, sekretariat czy właściwą komórkę organizacyjną sądu nie oznacza samo w sobie naruszenia prawa.
Sądy mają określone procedury kancelaryjne i organizacyjne.
Prawidłowe pytanie brzmi więc nie:
„Dlaczego dokument przechodzi przez ręce pracowników sądu?”
lecz:
„Jakie zabezpieczenia organizacyjne i techniczne gwarantują, że dostęp do informacji mają wyłącznie osoby uprawnione i tylko w zakresie niezbędnym do wykonywania obowiązków?”
To jest pytanie prawnie znacznie silniejsze.
IX. NIE KAŻDY DOSTĘP JEST NARUSZENIEM – ALE NIE KAŻDE WYKORZYSTANIE JEST DOZWOLONE
Nie można automatycznie uznać każdego zapoznania się z aktami przez pracownika sądu, pełnomocnika czy stronę za naruszenie ochrony danych.
Byłoby to zbyt daleko idące.Natomiast w przypadku podejrzenia nieuprawnionego ujawnienia lub wykorzystania danych należy ustalić:
kto, kiedy, komu, jakie dane i na jakiej podstawie udostępnił.
Dopiero wtedy można oceniać odpowiedzialność konkretnego podmiotu.
X. PRAWO MA „ZĘBY”, ALE NALEŻY WSKAZAĆ KONKRETNY PRZEPIS I KONKRETNE NARUSZENIE
Nie wystarczy napisać:
„naruszono RODO”.
Trzeba wskazać:
konkretną kategorię danych,
konkretne działanie,
osobę lub podmiot, który uzyskał dostęp,
brak albo wadliwość podstawy prawnej cel wykorzystania danych,
zakres ujawnienia,
ewentualnych odbiorców,
skutek naruszenia.
Dopiero tak zbudowany zarzut jest procesowo poważny.
KONKLUZJA
Nie kwestionuję ustawowego prawa strony oraz jej prawidłowo umocowanego pełnomocnika do zapoznania się z aktami sprawy. Takie prawo wynika wprost z art. 9 § 1 k.p.c.
Kwestionować należy natomiast wszelkie próby utożsamiania prawa dostępu do akt z prawem do nieograniczonego dysponowania informacjami znajdującymi się w aktach.
Akta sądowe mogą zawierać dane o najwyższym stopniu wrażliwości. Dlatego każdorazowo należy respektować zasady legalności, celowości, minimalizacji, poufności i bezpieczeństwa danych Jawność postępowania nie jest licencją na prywatność bez granic.
Prawo do obrony nie jest prawem do dowolnego rozpowszechniania cudzych danych.
Dostęp do akt nie jest prawem do publikowania ich zawartości.
Dokument znajdujący się w aktach sądowych nie traci automatycznie ochrony wynikającej z prawa do prywatności i ochrony danych osobowych.
Dlatego w każdym przypadku, w którym dochodzi do przekazania, skopiowania, ujawnienia lub dalszego wykorzystania danych zawartych w aktach, należy badać nie tylko to, czy dana osoba miała prawo zapoznać się z aktami, lecz również czy konkretne dalsze przetwarzanie danych miało podstawę prawną, było konieczne, proporcjonalne i związane z celem postępowania.
To właśnie jest właściwa granica pomiędzy prawem do akt a prawem do ochrony człowieka, którego dane w tych aktach się znajdują.
Dorota Nowak
