05/02/2019
Klauzula informacyjna do ogłoszenia o pracę.
1. Dlaczego?
Rekrutując nowego pracownika do Twojej firmy, musisz spełnić obowiązek informacyjny wobec kandydatów aplikujących na zamieszczone przez Ciebie ogłoszenie. Wynika to wprost z art. 13 RODO.
W momencie gromadzenia CV kandydatów, stajesz się administratorem ich danych osobowych – co skutkuje nałożeniem na Ciebie obowiązku informacyjnego. Musisz poinformować kandydatów m. in. w jakim celu i zakresie będziesz przetwarzać ich dane osobowe.
2. Kiedy aktualizuje się obowiązek informacyjny?
Dopełnienie obowiązku powinno nastąpić jeszcze PRZED zebraniem danych osobowych kandydatów. W praktyce najlepiej i najbezpieczniej zamieścić niezbędne informacje w ogłoszeniu rekrutacyjnym.
Z uwagi na to, iż niektóre portale posiadają ograniczoną liczbę znaków podczas dodawania ogłoszenia, możesz zastosować warstwową klauzulę informacyjną, w której zastosujesz odesłanie (np. link przekierowujący) do pełnej jej treści.
3. Elementy klauzuli informacyjnej:
Zamieszczając ogłoszenie o pracę, musisz poinformować kandydatów o:
1. nazwie + danych kontaktowych administratora danych osobowych –> „Administratorem Twoich danych osobowych jest Firma X Sp. z o.o. , z siedzibą w X, przy ul. Y, reprezentowana przez Zarząd; adres e-mail: […];
2. jeżeli powołałeś w swojej firmie inspektora ochrony danych, poinformuj o jego danych kontaktowych -> „Administrator danych osobowych powołał inspektora ochrony danych, z którym można kontaktować się za pomocą poczty elektronicznej: […] bądź telefonicznie pod numerem: […]”;
3. celu przetwarzanych danych osobowych – > „Twoje dane osobowe przetwarzany w celu przeprowadzenia bieżącej rekrutacji wskazanej w ofercie pracy bądź w celach przyszłych rekrutacji, jeżeli wyraziłaś/eś stosowną zgodę w treści swojej aplikacji.”, warto również dodać następujący zapis: „Możemy przetwarzać Twoje dane osobowe zawarte w zgłoszeniu rekrutacyjnym w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, jeżeli dotyczą one prowadzonej przez nas rekrutacji.”;
4. podstawie prawnej przetwarzanych danych osobowych -> „Twoje dane osobowe obejmujące zakres wynikający z kodeksu pracy (w tym miejscu może być również inna podstawa prawna, np. ustawa branżowa), przetwarzamy w oparciu o przepisy prawa – odpowiednio do art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Podanie tych danych jest konieczne celem wzięcia udziału w procesie rekrutacji na stanowisko określone w ogłoszeniu. Pozostałe dane osobowe, np. Twój wizerunek, nr telefonu czy adres e-mail, przetwarzany na podstawie Twojej dobrowolnej zgody, odpowiednio do art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Podanie danych dobrowolnych nie ma wpływu na możliwość udziału w procesie rekrutacyjnym.”;
5. odbiorcach, czyli podmiotach, którym przekazujesz dane osobowe kandydatów – najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest podanie kandydatom pełnej listy podmiotów, którym będziesz udostępniać ich dane osobowe, np. „Twoje dane osobowe przekażemy do następujących podmiotów: 1. Firma X sp. z o.o. z siedzibą w …; 2. Kancelaria Prawna X …”, jeżeli jednak nie możesz wskazywać konkretnych podmiotów, którym udostępniasz dane kandydatów, wskaż w ogłoszeniu rodzaj usług, jakie świadczą dla Ciebie te podmioty, np. „Odbiorcami Twoich danych osobowych mogą być podmioty działający na zlecenie administratora danych, tj. podmiot świadczący usługi IT w zakresie serwisowania i usuwania awarii, dostawca usług publikacji ogłoszeń o pracę. Wszyscy nasi dostawcy mają siedziby w Polsce/Unii Europejskiej (w zależności).”;
6. okresie przechowywania danych osobowych kandydatów -> „Twoje dane zgromadzone w procesie rekrutacyjnym będą przechowywane przez okres nie dłuższy niż 3 miesiące od momentu zakończenia procesu rekrutacji, zaś w przypadku wyrażenia dobrowolnej zgody na udział w przyszłych rekrutacjach, przez okres …”;
7. prawie cofnięcia zgody – jeżeli przetwarzasz dane osobowe kandydatów wykraczające poza kodeks pracy/ustawy szczegółowe, np. wizerunek, nr telefonu, adres e-mail -> „Pouczenie: Informuję, że masz prawo w każdym momencie wycofać wyrażoną zgodę bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przez jej wycofaniem. W celu wycofania zgody, proszę skontaktować się z wyznaczonym inspektorem ochrony danych pod adresem: …”;
8. prawach kandydata w stosunku do jego danych -> „Zgodnie z RODO, masz prawo dostępu do swoich danych osobowych, w tym uzyskania ich kopii, sprostowania, żądania ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także przeniesienia podanych danych osobowych do innego administratora, jeżeli wyraziłeś na to zgodę. Wniesienie żądania usunięcia danych jest równoznaczne z rezygnacją z udziału w procesie rekrutacyjnym.”;
9. prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego -> „Zgodnie z RODO, przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na niezgodne z prawem przetwarzanie jej danych osobowych. Organ ten będzie właściwy do rozpatrzenia skargi z tym, że prawo wniesienia skargi dotyczy wyłącznie zgodności z prawem przetwarzania danych osobowych, nie dotyczy zaś przebiegu procesu rekrutacji.”
Dodatkowe, rekomendowane przeze mnie, klauzule:
I. Klauzula zgody na przetwarzanie dodatkowych danych osobowych:
„Na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych, ja, niżej podpisana/y, ………………………………………….., wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Firmę X Sp. z o.o. , z siedzibą w … (Administrator Danych Osobowych) moich nieobowiązkowych danych osobowych zawartych w niniejszym formularzu w celu prowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu.";
II. Zgoda na przyszłe rekrutacje:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych, zawartych w dokumentach aplikacyjnych przez ……… , w celu przeprowadzenia obecnego postępowania rekrutacyjnego oraz w kolejnych naborach kandydatów na pracowników Firmy X Sp. z o.o., z siedzibą w ...”
