06/08/2026
Likwidacja spółki z o.o. – archiwizacja akt pracowniczych i koszty przechowywania dokumentów. Kiedy można uzyskać zwolnienie z kosztów?
Wielu przedsiębiorców planujących likwidację spółki z o.o. koncentruje się na spłacie zobowiązań, zakończeniu umów i wykreśleniu spółki z KRS. Często dopiero na końcowym etapie pojawia się pytanie: co zrobić z aktami osobowymi i dokumentacją płacową byłych pracowników? Jest to niezwykle istotna kwestia, ponieważ brak prawidłowego zabezpieczenia dokumentacji może uniemożliwić zakończenie likwidacji albo narazić likwidatora na odpowiedzialność.
Po zakończeniu działalności pracodawcy dokumentacja osobowa i płacowa nie może zostać zniszczona. Musi być przechowywana przez okres wynikający z przepisów prawa pracy – obecnie co do zasady przez 10 lat, a w niektórych przypadkach nawet przez 50 lat, w zależności od okresu zatrudnienia pracownika oraz spełnienia ustawowych warunków skrócenia okresu przechowywania. (Gov.pl)
W przypadku likwidacji spółki obowiązek zapewnienia dalszego przechowywania dokumentacji spoczywa na likwidatorze. Dokumentacja powinna zostać przekazana profesjonalnemu przechowawcy prowadzącemu działalność w tym zakresie, a środki na jej przechowywanie powinny zostać zabezpieczone przez likwidowaną spółkę. (ELI)
Koszt archiwizacji dokumentacji pracowniczej bywa znaczący, zwłaszcza gdy spółka zatrudniała wielu pracowników lub dokumentacja obejmuje kilkadziesiąt lat.
Kiedy sąd może zwolnić z obowiązku ponoszenia kosztów?
Nie wszyscy przedsiębiorcy wiedzą, że ustawodawca przewidział rozwiązanie na wypadek, gdy likwidowana spółka nie posiada środków na pokrycie kosztów dalszego przechowywania dokumentacji. Jeżeli sąd rejestrowy stwierdzi, że spółka rzeczywiście nie jest w stanie zapewnić środków na archiwizację akt osobowych i płacowych, dokumentację przejmuje właściwe archiwum państwowe. Oznacza to, że obowiązek finansowania dalszego przechowywania nie obciąża już likwidowanej spółki. (ELI)
Warunkiem jest jednak wykazanie rzeczywistego braku możliwości sfinansowania kosztów przechowywania dokumentacji. Samo powołanie się na trudną sytuację finansową nie będzie wystarczające.
Jak wykazać brak środków?
W praktyce warto przedstawić sądowi rejestrowemu m.in.:
● bilans likwidacyjny,
● sprawozdania finansowe,
● informacje o stanie rachunków bankowych,
● wykaz majątku spółki,
● wykaz zobowiązań,
● dokumenty potwierdzające brak majątku pozwalającego na pokrycie kosztów archiwizacji.
Im dokładniej zostanie wykazana sytuacja majątkowa spółki, tym większa szansa na pozytywne rozpoznanie wniosku.
Dlaczego warto zadbać o tę kwestię odpowiednio wcześnie?
W praktyce wielu likwidatorów dowiaduje się o obowiązku zabezpieczenia dokumentacji dopiero pod koniec postępowania likwidacyjnego. Tymczasem odpowiednie przygotowanie dokumentów i – w uzasadnionych przypadkach – złożenie do sądu rejestrowego wniosku o stwierdzenie braku możliwości zapewnienia środków na archiwizację może znacząco przyspieszyć zakończenie likwidacji spółki.
Każda sprawa wymaga jednak indywidualnej analizy, ponieważ możliwość skorzystania z tego rozwiązania zależy od rzeczywistej sytuacji majątkowej likwidowanej spółki oraz spełnienia przesłanek przewidzianych w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Mec. Sarachman – 797 046 723
Mec. Kasprzycka – 695 011 001