23/03/2020
Het zijn bijzondere dagen. Ook op ons notariskantoor zijn de gevolgen van het coronavirus merkbaar.
De gezondheid van u als klant en onze medewerkers én daarbij het continueren van onze dienstverlening zijn voor ons belangrijk.
Via dit bericht lichten we de maatregelen toe die wij nemen om onze dienstverlening aan te passen, waarbij we nauwgezet de richtlijnen volgen van de rijksoverheid en het RIVM.
Voorzorgsmaatregelen op het kantoor
Om de gezondheid van onze medewerkers en u als klant zoveel mogelijk te beschermen, hebben wij op kantoor de volgende maatregelen genomen:
1. Er worden geen handen geschud.
2. Er wordt te allen tijde voldoende afstand bewaard tot andere personen.
3. Er zijn extra hygiënische maatregelen getroffen zoals extra schoonmaak van meubilair, spreektafels, pennen en sanitair. Medewerkers wassen extra vaak hun handen.
4. Wij schenken geen koffie, thee en water meer voor de klanten om het besmettingsgevaar te reduceren.
5. Medewerkers met klachten blijven overeenkomstig de richtlijnen van de rijksoverheid en het RIVM zoveel mogelijk thuis. Het kan dus voorkomen dat u iets langer dan gebruikelijk moet wachten op de beantwoording van uw telefoontje of e-mail. We rekenen op uw begrip hiervoor.
6. Ons kantoor is momenteel alleen op afspraak toegankelijk.
Geplande afspraken in de komende weken
De afspraken bij de notaris vallen vaak samen met belangrijke momenten in het leven: het sluiten van huwelijkse voorwaarden of het opmaken van een testament en/of levenstestament, het kopen van een huis. Wij begrijpen dat het uitstellen van geplande afspraken soms niet mogelijk of niet wenselijk kan zijn. Waar mogelijk zullen wij dan ook proberen zoveel mogelijk geplande afspraken door te laten gaan, al dan niet op afstand of digitaal. Daarbij hanteren wij de volgende richtlijnen.
Uitgangspunt: bij klachten blijf thuis!
Indien u een afspraak heeft gemaakt verzoeken wij u dringend alleen dan naar kantoor te komen als u of degenen waarmee u samenwoont op het moment van die afspraak geen klachten als neusverkoudheid, hoesten, keelpijn of koorts vertoont.
Heeft u of degenen waarmee u samenwoont wel gezondheidsklachten, dan verzoeken wij u dringend voorafgaand aan de afspraak telefonisch contact met ons op te nemen.
Onze medewerkers staan u graag te woord, we kunnen dan samen met u zoeken naar een oplossing om de dienstverlening ondanks de klachten toch door te laten gaan. Op deze manier kunnen wij de gezondheid van onze medewerkers beschermen en verdere verspreiding van het virus voorkomen.
Uitgangspunt: het beperken van fysieke contactmomenten
Om het aantal fysieke contactmomenten zoveel mogelijk te beperken, nemen wij daarnaast de volgende maatregelen:
1. Besprekingen houden we zoveel mogelijk telefonisch of via videoconferenties.
2. Voor het tekenen van akten en andere stukken wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van volmachten; van geval tot geval zullen we met u afstemmen op welke wijze de volmacht moet worden getekend en op welke wijze we u zullen identificeren.
3. Wij zullen alleen in hoogstnoodzakelijke en spoedeisende gevallen persoonlijk contact hebben met cliënten die gezondheidsklachten vertonen of volgens het RIVM tot de risicogroepen behoren. Dit contact zal uitsluitend plaatsvinden op afspraak, waarbij wij de gezondheid en veiligheid van onze medewerkers en onszelf altijd voorop zullen stellen.
4. Wij verzoeken personen wiens aanwezigheid bij het tekenen van akten en andere stukken niet vereist is, niet naar ons kantoor te komen.
5. Legalisaties van handtekeningen en vergeleken afschriften maken wij alleen voor bestaande cliënten die eerder al door ons zijn geïdentificeerd dan wel voor cliënten die betrokken zijn bij onze eigen dossiers. Indien u een legalisatie van uw handtekening nodig heeft, dient u van te voren telefonisch contact met ons op te nemen om de te volgen procedure te bespreken.
6. Wanneer wij de afspraak moeten verplaatsen dan nemen wij contact met u op. Er zal met u worden besproken op welke wijze de afspraak doorgang kan vinden. Dat zal mede afhangen van de aard van de afspraak (bespreking/passeren akte) en de aard van de akte.
Heeft de afspraak geen haast en wilt u de afspraak liever zelf verplaatsen, dan verzoeken wij u zo snel mogelijk contact met ons op te nemen.
Wij rekenen op uw begrip
We doen ons uiterste best om de gevolgen van het coronavirus voor onze dienstverlening zoveel mogelijk te beperken. We kunnen echter niet uitsluiten dat er als gevolg van deze uitzonderlijke gebeurtenissen toch vertraging in de doorlooptijden optreden. Wij vragen daarvoor uw begrip.
Vragen
Heeft u vragen, dan verzoeken wij u telefonisch contact op te nemen via 077-3071490 of per mail via [email protected]
