27/04/2015
10 consejos para reducir su cartera vencida y cobrar a los incobrables.
Dicen por ahí que desde que se inventaron los pretextos se acabaron los tontos (y las deudas). Sin embargo, los gurús de las cobranzas coinciden en que los pretextos para no pagar una deuda no existen, y que nosotros, como empresarios, debemos recuperar a tiempo, sano y completo, el dinero que nos deben.
Según datos de la Asociación Mexicana de Bancos, el 70 por ciento de la micro y pequeña empresa tiene problemas de cartera vencida. Si usted forma parte de esta estadística, le presentamos una básica, pero útil guía para deshacerse de este problema.
1. Capacite a su cobrador para alentar el pago. En México, aunque no existe una escuela de cobradores, las empresas deben capacitarlos y enfatizar que su labor no se limita a “recoger cheques”. El gestor de cobranzas debe conocer bien tanto la compañía que representa, como los datos del deudor (fecha de vencimiento, avales y otras garantías). Esta información le permitirá rebatir al máximo los pretextos ante la insolvencia. Es mediante la capacitación que podrán formularse argumentos sólidos y firmes, lo que en el ámbito de los negocios es más convincente que los gritos y sombrerazos.
Según Rosa María Moreno, directora general de Servicios Legales y Crediticios Multicobranzas, empresa mexicana dedicada a la recuperación de cartera vencida, un buen cobrador debe tener carácter, un buen tono de voz, don de gentes, ser observador y vestir adecuada y formalmente, aunque no de manera ostentosa.
2. Motive a su equipo de cobranza. Asegúrese de enfatizar la importancia que tiene la cobranza para su compañía e incluso, de ser posible, aumente sus comisiones. Para Pedro Reyes de Guzmán, miembro de la Asociación Ejecutiva de Crédito y asesor de crédito y cobranza de la multinacional Kimberly Clark de México, este paso es fundamental cuando se pretende emplear muchas herramientas de cobranza hasta ahora subutilizadas, tal es el caso de la psicología de la cobranza, información casi absoluta del deudor, preparación del cobrador y los controles sobre la cartera.
3. Controle la cartera vencida. Hace no mucho tiempo se dejaba a la memoria; hoy, la automatización permite registrar fechas y montos de vencimiento de cada deuda. En la empresa de electrodomésticos Elektra, por ejemplo, esta es la clave que permite una mínima cartera vencida a pesar de que esta empresa es la que más otorga créditos: si el cliente no abona la letra en una fecha preestablecida generalmente los vencimientos son semanales, un representante de la compañía visita al cliente en su hogar para recordarle que tiene un adeudo.
4. Otorgue la misma importancia a todas las carteras. Aunque siempre exigen mayor firmeza las deudas de mayor monto y antigüedad, no olvide los adeudos recientes. La cartera envejece y la lucha contra el tiempo es esencial.
5. Pague a los vendedores hasta cobrar. Aunque suene injusta, esta medida permite tener analistas de crédito confiables. Aquí entra el factor del crédito. En general, este es un riesgo, pero puede prevenirse mediante un análisis en el que se determine el perfil, capacidad de pago, así como las características cuantitativas y cualitativas del cliente.
Según Teresa Guerrero, catedrática del Instituto Tecnológico Autónomo de México, esto no significa limitarse a observar los índices financieros de una empresa, sino que deberán considerarse planes de exportación o proyectos de inversión a futuro.
Según Guerrero, en el expediente de análisis de crédito deberá incluirse el acta de constitución de la empresa, una investigación sobre referencias en cámaras, asociaciones, proveedores y bancos. Un reporte de visita, también es importante para otorgar el crédito. En esta ficha se debe incluir información sobre el mercado de la compañía, clientes, proveedores, concesiones, marcas y cultura corporativa.
Por su parte, Reyes de Guzmán, de Kimberly Clark, dice que para realizar un buen análisis de crédito, los departamentos de crédito y ventas de una compañía no deben ser uno solo, pues debido al afán de los vendedores por incrementar ventas, la cartera vencida asciende indiscriminadamente. “La decisión y criterio para otorgar un crédito no debe ser unipersonal, debe existir un comité de crédito”, agrega.
6. Persista y . . . persista. Pocas empresas logran cobrar la primera vez. En general se aplica el cuentito de “extiende el cheque al que más te moleste”.
7. Involucre mandos medios y altos en la cobranza. A veces, una llamada del director general de una compañía a su homólogo de la empresa que debe, puede llegar a obtener resultados milagrosos. Este es un recurso muy efectivo que no debe olvidarse.
8. Abra la posibilidad de reestructurar. Generalmente es el propio deudor el que propone un nuevo esquema de pagos, siempre y cuando usted le permita hablar. La regla de oro en cobranzas es establecer una negociación.
Si el deudor no quiere pagar, pero los títulos de propiedad y otra información de la cartera indican que sí puede hacerlo, es necesario evaluar si le interesa conservarlo como cliente. Si no puede pagar, verifique si cuenta con un flujo de efectivo para reestructurar sus pagos, en los que incluso se negocien pagos moratorios.
9. Reconozca que “algo es mejor que nada”. Se sugiere aceptar pagos parciales a cuenta de un adeudo total sin cometer el error de intercambiarlos por el contrarrecibo de la deuda total. Sólo debe extenderse un comprobante de que lo que se abonó y el saldo que queda.
10. Contrate una agencia externa. Elegir esta solución puede ahorrar gastos internos y aumentar la eficiencia administrativa, pues el personal especializado con que cuenta una agencia, tiene el tiempo necesario para tratar y perseguir al deudor.
¿Cuál es el único caso en el que no se puede cobrar? Según Jaime Nebot Rosello, abogado con especialidad en Técnicas y Análisis de Crédito del Instituto Tecnológico de Monterrey, esto ocurre “sólo cuando no existen ingresos ni propiedades con las que se pueda cobrar; en tal caso, puede olvidarse de recuperar su cartera”. Por esto, aconseja que en la carpeta de crédito siempre existan comprobantes de adeudo, antecedentes de propiedad del deudor y aval o deudor solidario, con lo que la recuperación de la cartera se amplía al 80 por ciento por lo menos.
