17/09/2020
WANNEER IS EEN APOSTILLE NIET NODIG? (NL/ENG/ES)
Vele overheidsinstanties stellen strenge eisen aan documentatie dat uit een andere lidstaat wordt verkregen, zoals bijvoorbeeld een overlijdenscertificaat of een huwelijksakte. Deze moet alle handtekeningen en stempels bevatten en vertaald worden naar de officiële taal van de lidstaat waar het document zal worden gebruikt. Bovendien eisen sommige instanties dat een apostille wordt geplaatst op het document alvorens deze wordt vertaald, waarmee het document wordt gelegaliseerd.
Het is echter niet altijd wettelijk verplicht om een apostille op te vragen. In 2016 is de Europese Verordening 2016/1191, van 6 juli 2016, in werking getreden, op grond waarvan bepaalde openbare documenten niet hoeven te worden gelegaliseerd, en dus geen apostille vereisen. Dit is een aanpassing op het Verdrag van Den Haag uit 1961, op grond waarvan de legalisatieprocedure binnen de Europese Unie werd vervangen door een stempel en/of apostille.
Het idee achter deze uitzonderingen is om de interne markt van de Europese Unie te versoepelen. Wanneer geen extra formaliteiten nodig zijn om documentatie in het buitenland in te dienen bij de publieke of private instanties, wordt het gemakkelijker voor de Europese inwoners om handelingen te verrichten in een andere lidstaat, zoals bijvoorbeeld het inschrijven van het huwelijk in de lidstaat waar je naartoe verhuist, of het accepteren van de nalatenschap van een oudtante in Italië.
De uitzondering is van enkel van toepassing op een bepaald aantal openbare documenten. Deze documenten kunnen zijn afgegeven door overheidsinstanties, notarissen of de rechterlijke instanties. Het gaat hierbij om de volgende documenten:
- Geboorte, in leven zijn of overlijden
- Naam
- Huwelijk, echtscheiding, geregistreerd partnerschap en ontbinding hiervan
- Afstamming, adoptie
- Woonplaats
- Nationaliteit
- Afwezigheid strafblad (enkel wanneer dit wordt afgegeven door de lidstaat van afkomst voor de lidstaat van residentie)
In alle overige gevallen blijft een apostille noodzakelijk, zolang de wetgeving van de lidstaat van bestemming dit vereist. Op een volmacht die in Nederland wordt getekend ter gebruik in Spanje zal dus wel een apostille moeten worden geplaatst.
Op de beëdigde of gewaarmerkte vertalingen van de uitgezonderde documenten hoeven ook geen apostilles te worden aangevraagd, zolang de vertaler is ingeschreven als beëdigde vertaler in het land waar hij/zij werkzaam is. Alle lidstaten zullen deze vertalingen moeten accepteren, op grond van de Verordening.
*******************************************************************
WHEN ISN´T AN APOSTILLE NECESSARY?
Many government agencies set strict requirements for documentation obtained from another Member State, such as a death certificate or a marriage certificate. It must contain all signatures and stamps and be translated into the official language of the Member State where the document will be used. In addition, some authorities require that an apostille be placed on the document before it is translated, thereby legalizing the document.
However, it is not always required by law to request an apostille. In 2016 the European Regulation 2016/1191, of 6 July 2016, entered into force, under which certain public documents do not need to be legalized, and therefore do not require an apostille. This is an amendment to the 1961 Hague Convention, under which the legalization procedure within the European Union was replaced by a stamp and / or apostille.
The idea behind these exceptions is to ease the internal market of the European Union. When no additional formalities are required to submit documentation abroad to the public or private authorities, it becomes easier for European residents to perform acts in another Member State, such as registering your marriage in the Member State to which you are moving, or accepting the inheritance of a great aunt in Italy.
The exception only applies to a certain number of public documents. These documents may have been issued by government agencies, notaries or the courts. It concerns the following documents:
- Birth, proof life or death
- Name
- Marriage, divorce, registered partnership and dissolution thereof
- Parentage, adoption
- Residence
- Nationality
- Absence of criminal record (only when issued by the Member State of origin for the Member State of residence)
In all other cases an apostille remains necessary as long as the legislation of the Member State of destination so requires. An apostille will therefore have to be placed on, e.g. a power of attorney signed in the United Kingdom for use in Spain.
For sworn or certified translations of the excepted documents, no apostilles need to be requested, as long as the translator is registered as a certified translator in the country where he / she works. All member states will have to accept these translations, under the mentioned Regulation.
******************************************************************
¡CÚANDO NO HACE FALTA UNA APOSTILLA?
Muchas Administraciones públicas imponen requisitos estrictos sobre la documentación obtenida de otro Estado miembro, como un certificado de defunción o un certificado de matrimonio. Debe contener todas las firmas y sellos y estar traducido a la lengua oficial del Estado miembro donde se utilizará el documento. Además, algunas administraciones exigen que se coloque una apostilla en el documento antes de que se traduzca, legalizando así el documento.
Sin embargo, no siempre es obligatorio por ley solicitar una apostilla. En 2016 entró en vigor el Reglamento Europeo 2016/1191, de 6 de julio de 2016, por el que no es necesario legalizar determinados documentos públicos, y por tanto no precisan apostilla. Se trata de una enmienda a la Convención de La Haya de 1961, según la cual el procedimiento de legalización dentro de la Unión Europea fue reemplazado por un sello y / o apostilla.
La idea detrás de estas excepciones es facilitar el mercado interior de la Unión Europea. Cuando no se requieren trámites adicionales para presentar documentación en el extranjero a las Administraciones públicas o privadas, se vuelve más fácil para los residentes europeos realizar actos en otro Estado miembro, como registrar el matrimonio en el Estado miembro al que se traslada o aceptar la herencia de una tía abuela en Italia.
La excepción se aplica solo a un cierto número de documentos públicos. Estos documentos pueden haber sido emitidos por Administraciones públicas, notarios o tribunales. Se trata de los siguientes documentos:
- Nacimiento, prueba de vida o muerte
- Nombre
- Matrimonio, divorcio, pareja de hecho y disolución de lo mismo
- Paternidad, adopción
- Residencia
- Nacionalidad
- Ausencia de antecedentes penales (solo cuando lo haya expedido el Estado miembro de origen para el Estado miembro de residencia)
En todos los demás casos, la apostilla sigue siendo necesaria mientras lo requiera la legislación del Estado miembro de destino. Por lo tanto, deberá colocarse una apostilla en un poder firmado en los Países Bajos para su uso en España.
Las traducciones juradas de los documentos exceptuados no necesitan ser acompañadas de solicitud de apostilla, siempre que el traductor esté registrado como traductor jurado en el país donde trabaja. Todos los Estados miembros deberán aceptar estas traducciones, de conformidad con el Reglamento.
