22/04/2014
¿QUÉ ES UNA PROTOCOLIZACIÓN?
El Protocolo es el libro donde el Notario actúa, es decir, es el conjunto de instrumentos originales (o también el conjunto de escrituras) otorgados ante la fe del Notario. Ahora bien por ley fuera de su protocolo, o sea, fuera de una escritura, el Notario no puede actuar.
Por otro lado tenemos un documento privado, al cual le queremos dar certeza de su existencia y legalidad. Si una escritura hace prueba plena de existencia y legalidad (o sea, es un documento auténtico), entonces habrá que elevar el documento privado a la categoría de escritura y para ello habrá que protocolizarlo, es decir, tendrá que formar parte del protocolo o como el diccionario de la Real Academia Española dice: “protocolizar: Incorporar al protocolo una escritura matriz u otro documento que requiera esta formalidad”.
La Ley previene que al protocolizar un documento el Notario tiene 2 opciones transcribirlo en el acta que al efecto levante, o bien, anexarlo a dicha acta (legalmente se dice mandar al apéndice).
Sin embargo, en aras de la legalidad, el Notario está impedido para protocolizar documentos que forzosamente deban constar en escritura (contratos en general sobre bienes inmuebles, por ejemplo), además, al protocolizar todo documento debe estudiar su legal existencia, es decir debe hacer constar que fue creado conforme a la ley y las disposiciones que rigen al acto. Por ejemplo, tratándose de actas de asambleas de sociedades, el Notario debe dar certidumbre de que dicha asamblea se llevó a cabo conforme a los estatutos de la sociedad y llevándose a cabo todas las formalidades requeridas.
Consulte al Notario de su confianza, él es un profesional que podrá darle una mejor asesoría.
