10/04/2022
БЕЗ ВОДЫ.
В работе с компаниями, адвокаты часто общаются напрямую с ее руководством, так как решение вопросов особой значимости первые лица не доверяют своим сотрудникам.
Устное общение, налаживание личной коммуникации - это важно, но в таких беседах мало результативности, поэтому я выбираю формат письменных обращений. Это могут быть письма на электронную почту или полноценный документ.
Для того, чтобы письмо «зацепило» и максимально отражало готовность помочь, нужно правильно его составлять. Поделюсь с вами своими наблюдениями и опытом составления писем БЕЗ ВОДЫ.
Как правило, первых лиц не очень интересует ваша личность. Вы, скорее всего, не входите в их круг значимых других. Их интересует результат, польза, которую вы можете принести им и организации, которой они управляют.
Как структурировать документ?
Чтобы добиться максимально четкой структуры вашего обращения, выделите основные мысли, определите последовательность их изложения и решите, как их лучше конкретизировать. Начните с выстраивания иерархии высказываний. Для этого можно использовать метод, предложенный Барбарой Минто в книге “Принцип пирамиды Минто”. Он основан на трех универсальных принципах составления любых документов:
Первостепенные идеи должны обобщать второстепенные.
Идеи в пределах одной группы должны быть логически взаимосвязаны.
Идеи из одной группы должны излагаться в логической последовательности.
Главных мыслей в тексте должно быть немного. Отделить главное от второстепенного помогут два простых принципа: 1) главные мысли направлены на достижение цели документа, 2) они учитывают все самое важное, но при этом никак не пересекаются. Этот принцип активно используют консультанты компании McKinsey, где его именуют MECE (от англ. Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive – “взаимно исключающие, совместно исчерпывающие”).
Не придавайте окрас событиям, эффективно (неэффективно), хорошо или плохо.
Такие суждения всегда субъективны.
Избегайте нагнетать панику, «кошмарить», описывать мнимые ужасы текущей ситуации. Не нужно кричать о необходимости «все срочно менять», если вы не в состоянии представить убедительные доказательства и показать альтернативы в сравнении.