20/05/2026
လက်တွေ့ SOP (Standard Operating Procedure) ဆွဲရာမှာ အဆင့်လိုက် လုပ်ဆောင်ရမယ့် နည်းလမ်းများ
SOP (Standard Operating Procedure) ကို လက်တွေ့ရေးဆွဲတဲ့အခါ အဆင့် ၈ဆင့်နဲ့ လုပ်ဆောင်ကြလေ့ရှိပါတယ်။ဒါတွေကတော့
1 - Preparation
2 - Process Identification
3 - Process Mapping
4 - Process Analysis
5 - Management Review
6 - Documentation
7 - Training & Implementation
8 -Monitoring & Improvement ဆိုပြီးဖြစ်ပါတယ်။
----------------------------------------------
1 - Preparation အဆင့်
ဒီအဆင့်ရဲ့ အဓိကရည်ရွယ်ချက် SOP ရေးဖို့ မတိုင်မီ အဖွဲ့အစည်းအတွင်း သဘောတူညီမှုရှိအောင် ပြင်ဆင်ခြင်ဖြစ်ပါတယ်။
SOP ဆွဲမည့် Department များသတ်မှတ် (Sales, Marketing, Finance, Operation, etc.)
Project Timeline, Scope, Schedule တစ်ခုချင်းစီဖန်တီးများပြုလုပ်ရမှာဖြစ်ပါတယ်။
အထက်တန်းအုပ်ချုပ်သူများ၊ Manager များနှင့် Meeting ပြုလုပ်ကာ SOP ဆွဲခြင်းရဲ့ ရည်ရွယ်ချက် (ဥပမာ – အလုပ်ထိန်းချုပ်မှုတိုးတက်စေခြင်း, တိကျမှုတိုးတက်စေရန်, အချိန်လျှော့ချနိုင်ရန် ၊ ဝန်ထမ်းအသစ်တွေ လွယ်ကူစွာလေ့လာနိုင်စေရန် ၊ auditအတွက် အဆင်ပြေစေရန် စသည်တို့ ကို သေချာတင်ပြရပြီ SOP Project Team တည်ဆောက်ပါမယ် (Project Leader, Team Member, Reviewer, Approver)။
Define Objective & Scope ဆိုတဲ့ ရည်ရွယ်ချက်နှင့် scopeတွေကို စက်မှတ်ရပါမယ် ။
Objective – ဘာအတွက် SOP ဆွဲတာလဲ?
Scope – ဘယ်ဌာန၊ ဘယ်လုပ်ငန်းစဉ်တွေအတွက်လဲ?
ဥပမာ:
SOP ရဲ့ ရည်ရွယ်ချက် – Customerတွေအဆင်ပြေပြီး ကျေနပ်မှုကိုရရှိစေရန် အတွက်
“Sales Department မှ Customer Order လက်ခံခြင်းမှ စ၍ ပေးပို့ခြင်းအထိ စနစ်တကျ ဖြစ်အောင် ပြုလုပ်ရန်” စသဖြင့်ဖြစ်ပြီး
တခြား sales departmentတွေအတွက် SOP processesတွေဖြစ်တဲ့
- Customer Order Receiving
- Sales Quotation / Invoice Issuance
- Delivery Coordination
- Sales Reporting & Filingဒါတွေပါဆွဲရပါမယ်။
ဒါပြီးရင်
Assign Responsibilities ဆိုတဲ့ တာဝန်ချထားခြင်းကို လုပ်ရပါမယ် Preparation အဆင့်မှာ SOP ဆွဲမယ့်အဖွဲ့ကို တိတိကျကျ သတ်မှတ်ပါ။ဥပမာ Sales department ရဲ့ customer orderအတွက် SOPကို project leaderအဖြစ် sales managerက တာဝန်ယူထားပြီး ခွင့်ပြုပေးမယ် approverက MD ,GM ဖြစ်နိုင်ပြီး , Prodject အတွက် guideline နဲ့ အကြံပေးတာ အကူအညီပေးဖို့အတွက် HR က ဖြစ်စေ အပြင်consultant ဌားပြီး ထားလို့ရပါတယ် supporting team အနေနဲ့ သက်ဆိုင်တဲ့ finance ,operation ,logistic team ကသူတွေပါဝင်ရပါမယ်။နောက်
Collect Background Information (အခြေခံသတင်းအချက်အလက်စုဆောင်းရပါမယ်။လက်ရှိလုပ်နေတဲ့ Process တွေကို သိရှိရန်
အသုံးပြုနေတဲ့ Form, Checklist, Report, Approval Flow စတာတွေ စုဆောင်းပါ။
အချက်အလက်တွေကို တစ်ဌာနခြင်းနဲ့ လေ့လာပါ။ပြီီးရင် ပုံ(1)မှာ ပြထားသလိုလိုမျိုး ဘယ်နေ့ တွေမှာ ဘာတွေလုပ်မယ်ဆိုတာတွေကို timelineဆွဲထားရမှာဖြစ်ပါတယ်။
----------------------------------------------------
2 - Process Identificationအဆင့်
Process Identification ဆိုတာဟာ မိမိလုပ်ငန်းရဲ့ Department တွေထဲမှာ တကယ်အလုပ်လုပ်နေတဲ့ လုပ်ငန်းစဉ် (process) တွေကို
ဖော်ထုတ်၊ သက်မှတ်၊ စုစည်း လုပ်ဆောင်တဲ့အဆင့်ဖြစ်ပါတယ်။
ဒီအဆင့်မှာ ပုံ(2)မှာ ပြထားသလို SOP processတွေကို identificationလုပ်တဲ့အခါ လုပ်ငန်းစဥ်တစ်ခုကို သက်မှတ်ဖို့အတွက် department ဌာနအတွင်းမှာ တကယ်လုပ်နေတဲ့ process အလုပ်အကြောင်းအရာတွေကို ဖော်ထုပ်ရပါမယ် ပြီးရင် ဘယ်အဆင့်မှာ ဘယ်သူက လုပ်ရတာလဲ ဘာတွေလုပ်နေလဲ ဘာတွေလုပ်ရလဲဆိုတာတွေကိုလေ့လာရပြီး document/ formတွေ သက်မှတ်ဖို့ အတွက် processတွေမှာ သုံးတဲ့ form,report ,approvalစာရွက်တွေကို ထုပ်ဖော်ရမှာဖြစ်ပါတယ် နောက်ဆုံး လက်ရှိအခြေအနေနဲ့ လက်ရှိလုပ်နေတာနဲ့ sopသက်မှတ်ချင်တဲ့ ကြားဘာတွေကွာခြားလဲဆိုတာကို လေ့လာသိရှိရပါမယ်။
မေးမယ့်မေးခွန်းဥပမာများ:
Customer က order တင်လာရင် သင်ဘာလုပ်လဲ?
ဒီ process မှာ ဘယ် form သုံးလဲ?
ဘယ်သူ့ထံသို့တင်ပေးရလဲ?
ဘယ်အချိန်အထိလုပ်ပြီးဆောင်ရမလဲ? ဖြစ်ပါတယ်။
ဒါပြီးသွားရင် ပုံ(3) ထဲကလို depratment တစ်ခုချင်းစီရဲ့ main processတွေကို သက်မှတ်ရမှာဖြစ်ပါတယ်ဥပမာ sales departmentအတွက် ပုံ(3)မှာဆိုရင်
- Customer Order Receiving ဖြစ်တဲ့Customer မှ Order လက်ခံခြင်း
- Sales Quotation Preparation ဖြစ်တဲ့Quotation ပြင်ဆင်ခြင်း
- Order Confirmation & Credit Checkingဖြစ်တဲ့ Finance နဲ့ အတူ Order အတည်ပြုခြင်း
- Invoice Issuance ဖြစ်တဲ့ Invoice ပြုလုပ်ခြင်း
- Goods Delivery Coordination ဖြစ်တဲ့ ပစ္စည်းပေးပို့ခြင်း စီမံမှု
- Payment Collection ဖြစ်တဲ့ငွေစုဆောင်းခြင်း
- Reporting & Filing ဖြစ်တဲ့ reportပို့ခြင်းနဲ့ fileတွေသိမ်းခြင်း စတဲ့ main processတွေရှိမှာဖြစ်ပါတယ်။
ဒီmain processတွေပြီးသွားရင်ဒီ main process တစ်ခုချင်းစီအလိုက် ဘာတွေ လုပ်ရလဲဆိုတဲ့ activitiesအဆင့်Break Down Each Process into Sub-Activitiesတွေကို ခွဲရမှာဖြစ်ပါတယ်။
ပုံ(4) မှာပြထားသလို Customer Order Receiving Processအတွက် activitiesတွေကို ပြန်ခွဲမယ်ဆိုရင်
- Customer က order တင်တယ် (ဖုန်း/အီးမေးလ်/အပြင်င်)အတွက်Customer / Sales Rep ကလုပ်ဆောင်ရပြီး documentအရCustomer Order Formကို အသုံးပြုပါမယ်။
- Sales Rep က Order Detail စစ်ပြီး စနစ်ထဲသို့တင်ဖို့အတွက် Sales Repလုပ်ပေးရပြီး Sales Order Record ကိုသုံးပါမယ်။
- Stock ရှိမရှိ စစ်တာကို Sales Adminကပြုလုပ်ပေးရ Stock Listက dataကို ကြည့်ရပါမယ်။
- Customer Credit အခြေအနေကိုစစ်ဖို့ Finance Officerကပြုလုပ်ပေးရပြီး Credit Check Formကို အသုံးပြုရပါမယ်
- Order ကို အတည်ပြုဖို့ managerက လုပ်ပေးရပြီး order approval form နဲ့ ပြုလုပ်ပေးရပါမယ်။
----------------------------------------------
3 - Process Mapping အဆင့်
Process mapping ဒါမှမဟုတ် Flow Process Diagram FPDဆိုတာက အဲ့processတွေကို ဆွဲတဲ့အခါ departmentတွေ ဘယ်လိုချိတ်ဆက်ကာ အလုပ်လုပ်တဲ့ processဆိုပြီး ဆွဲပေးတာမျိုးဖြစ်ပါတယ်။ပုံဆွဲတဲ့အခါ Visioကို သုံး၍ဖြစ်စေ ,Power pointကို သုံး၍ဖြစ်စေ ဆွဲလို့ရပါတယ်။
ဒီတော့ ပုံ(5)မှာ စစချင်း FPD chart အတွက် symbolလေးတွေကို လေ့လာကြည့်ရအောင်
Symbol (1) ဟာဆိုရင် process ရဲ့ အစ အဖွင့် နဲ့ process ရဲ့အပိတ်အပြီးကို ပြခြင်းဖြစ်ပါတယ်။
Symbol (2) ကဆိုရင် လုပ်ငန်း အလုပ်activitiesတွေကို ကိုယ်စားပြုတာဖြစ်ပါတယ် processမှာ တစ်ခုခုလုပ်လိုက်တယ် ဒါမျိုးဖြစ်ပါတယ်
Symbol (3) ကတော့ Activitiesဖြစ်တဲ့အပြင် documentရှိရပါမယ် ဒီအဆင့်မှာ formတွေ စရင်းတွေ listတွေရှိတက်ပါတယ် ဥပမာ ဆေးရုံမှာ လူနာစာအုပ်နဲ့ မှတ်တမ်းလုပ်တာမျိုး လူနာရဲ့ အချက်အလက်တွေကို မှတ်ထားတဲ့အဆင့်မျိုးဖြစ်ပါတယ်။ရုံတွေမှာဆိုရင် HRအတွက်ဆိုရင် ခွင့်တိုင်တဲ့ formမျိုး၊ ငွေထုပ်ဖို့ formတွေ စသဖြင့်ဖြစ်ပါတယ်။ISO Audit စစ်ရင် ဒီအဆင့်မှာ Documentတွေကို စစ်မှာဖြစ်ပါတယ်။
Symbol (4)ကတော့ Sub processဆိုပြီး ဖြစ်ပါတယ် ဥပမာ sales process ကနေchartဆွဲပြီး accountထဲကို စရင်ထည့်မယ်လို့ sales processကနေပြချင်ရင် accountအတွက် သီးခြားprocess တွေရှိသေးတယ်လို့ ဒီ symbolလေးနဲ့ပြတာဖြစ်ပါတယ်။
Symbol (5)ဟာ Decisionပဲဖြစ်ဖြစ် ၊ ပစ္စည်းရှိလား မရှိဘူးလား စသဖြင့် အဆင်ပြေတယ် မပြေဘူး ၊ရတယ် မရဘူး ဆိုပြီး လမ်းကြောင့်း ၂ခုသွားတဲ့အခါ ဒါမျိုးကိုသုံးပါတယ်။
Symbol (6) ကတော့ process တစ်ခုနဲ့ တစ်ခုကြား ဘယ်ကိုသွားမလဲဆိုတာဖြစ်ပါတယ်။ဒါဆို ဥပမာ အနေနဲ့ နောက်တစ်ပုံက နမှုနာလေးကို ကြည့်ပါ။
FPDဆွဲတဲ့အခါလုပ်ရမယ့်အဆင့် ၆ ချက်
1️⃣ Start / End သတ်မှတ်ပါ
2️⃣ Activity တွေ စုပါ
3️⃣ Input & Output သတ်မှတ်ပါ
4️⃣ Flow Diagram ဆွဲပါ
5️⃣ Review with Department
6️⃣ Bottleneck & Improvement သုံးသပ်ရမှာဖြစ်ပါတယ်။
ပုံ(6) မှာဆိုရင် sales order flow process diagramလေး နမှုနာဆွဲပေးထားပါတယ်။
------------------------------------------------
4 - Process Analysis အဆင့်
Process analysisဆိုတာက လုပ်ငန်း process အဆင့်တွေရဲ့
ဘယ်နေရာမှာ အကျိုးသက်ရောက်မှုနည်းနေလဲ
ဘယ်နေရာက overlapထပ်ခါထပ်ခါဖြစ်နေသလဲ
ဘယ်နေရာမှာ မှားယွင်းပြီးပြန်ပြီးလုပ်နေကြသလဲ
ဘယ်နေရာက Delay ကြာနေလဲ စတာတွေကို တွေ့မြင်နိုင်အောင် အသေးစိတ်စစ်ဆေးပြီး ပိုပြီး ကောင်းမွန်တိုးတက်အောင် ဖြစ်ပါတယ် အဓိကက Problem တွေ ရှာ
Root Cause တွေ ရှာ
ပြန်ပြုပြင်ခြင်းလုပ် စသဖြင့် ဖြစ်ပါတယ်။
ဥပမာ – Sales Processမှာ Order လက်ခံရာမှာ Sales Rep နဲ့ Sales Admin နှစ်ဦးစလုံး စစ်နေကြတယ် Duplicate ဖြစ်နေတာလား ၊ Invoice အတည်ပြုမှုအဆင့်များ (3-level approval) ကြာနေတာလား ၊ Delivery confirmation များ တင်ပြမှုနောက်ကျတာလား စသဖြင့် ရှာဖွေရပါမယ်။
ပုံ(7)မှာပြထားသလိုproblem pointတွေကို ရှာဖွေရမှာဖြစ်ပါတယ်။ဒါပြီးရင်
Root Cause Analysis အကြောင်းအရင်း ရှာဖွေရမှာဖြစ်ပါတယ် fish bone diagram modelဖြစ်စေ 5whys ကို သုံးတာဖြစ်စေ အသုံးပြုလို့ရပါတယ် ဥပမာ 5why နဲ့ လုပ်ရင်
Delivery နှောင့်နှေးတဲ့အကြောင်း
1️⃣ ဘာကြောင့် နှောင့်နှေးတာလဲ? → Invoice approval ကြာတယ်
2️⃣ ဘာကြောင့် Approval ကြာတာလဲ? → Manager မရှိတော့ Pending ဖြစ်နေတယ်
3️⃣ ဘာကြောင့် Manager မရှိတဲ့အခါ တစ်ယောက်မထိုးနိုင်တာလဲ? → Delegate မရှိဘူး
4️⃣ ဘာကြောင့် Delegate မရှိတာလဲ? → Policy မရှိတာပါ
5️⃣ ဘာကြောင့် Policy မရှိတာလဲ? → SOP ထဲမှာ မသတ်မှတ်ထားတာပါ
အဖြေက “SOP ထဲမှာ Delegation Rule မရှိတာ” ဖြစ်လာတယ်။
ဒီလိုနဲ့ Root Cause ကို သေချာရှာဖွေရာမှ ပြုပြင်နိုင်ပါတယ်။
ဒါပြီးရင် ပုံ(8)မှာ ပြထားသလို improve or remove ဆိုတဲ့ အလိုအပ်တဲ့ stepတွေပယ်မယ် ၊ အဆင့်တွေပေါင်းမယ် ၊ automationတွေသုံးမယ် တာဝန်တွေခွဲမယ် စတာတွေ လုပ်ဆောင်ပေးရမှာဖြစ်ပါတယ်။ပုံ(9)မှာလည်း customer order to delivery အတွက် problem - root cause - action takingကို နမှုနာပြပေးထားပါတယ်။
‐-‐-------------------------------------------
5 - Management Review
Management Review ဆိုတာဟာ SOP ဆွဲပြီးနောက် အုပ်ချုပ်မှုအဖွဲ့ (Management Team) က
လက်ရှိ Process နဲ့ SOP အသစ်တွေက ကိုက်ညီလား ၊Company Policy နဲ့ အညီလားအကောင်အထည်ဖော်နိုင်သလား Department Manager တို့ရဲ့ သဘောတူညီချက်ယူခြင်း စတာတွေကို သုံးသပ်တာဖြစ်ပါတယ်။ ရည်ရွယ်ချက်ကတော့
SOP ကို တစ်ဦးတည်းမဖြစ်ပဲ, အဖွဲ့လိုက်စီးပွားရေးသဘောတရားနဲ့ တူညီအောင်လုပ်ဖို့ ဖြစ်ပါတယ်။
ပုံ(10)တွင်ပြထားတဲ့အတိုင်း reviewလုပ်ရာတွင်ပါဝင်ရမည့်သူများ နဲ့ တာဝန်များကို နမှုနာရေးပေးထားပါတယ်။
----------------------------------------------------
6 - Documentation အဆင့်
Documentation ဆိုတာက SOP တစ်ခုချင်းစီအတွက် လုပ်ငန်းစဉ်တွေ၊ တာဝန်တွေ၊ အသုံးပြုဖွဲ့စည်းမှုတွေ၊ Form / Template / Checklist စတာတွေကို စာအနေနဲ့ သက်မှတ်ပြီး မှတ်တမ်းတင်ထားတဲ့အရာ ဖြစ်ပါတယ်။ ရည်ရွယ်ချက်ကတော့
SOP ကိုရှာဖွေတဲ့အခါ နားလည်ရလွယ်အောင်၊ နောက်ပိုင်းမှာ Update လုပ်ဖို့လွယ်အောင် ဖြစ်အောင် လုပ်တာဖြစ်ပါတယ်။
Documentation မှာ ပါဝင်သင့်တဲ့ အချက်အလက်များမှာ
Cover Page အဖုံးစာမျက်နှာမှာ ပုံ(11)မှာပြထား
SOP ရဲ့ အခြေခံအချက်များ ဖော်ပြပါတယ်။
Table of Contents (အကြောင်းအရာစာရင်း)
SOP တစ်ခုမှာ section များစွာရှိတာကြောင့်
ဖတ်သူအတွက် လွယ်ကူအောင် Table of Contents ထည့်ပေးပါ။
ဥပမာ –
Purpose
Scope
Definitions
Responsibilities
Flow process Diagram (Mapping)
Procedure
Forms & Records
Revision History တို့ဖြစ်ပါတယ်။
ပုံ(12) ,ပုံ(13)မှာ SOPတွေရဲ့ procedureတွေကို နမှုနာပြပေးထားပါတယ်။
7 - Training & Implementationဆိုတဲ့ trainingတွေပေးရပါမယ် ပြီးရင်
8 -Monitoring & Improvement SOPကို လက်တွေ့လုပ်ထားတာတွေကို စောင့်ကြည့်ပြီး ပိုကောင်းအောင်း အမြဲလုပ်ဆောင်ရမှာဖြစ်ပါတယ်။
အားလုံးကို ကျေးဇူးတင်ပါတယ်။
Myint Maung Maung Tun
